So geht E-Government – die Interkommunale Zusammenarbeit ZUCK
Die vier Verbandsgemeinden im Landkreis Cochem-Zell ziehen digital an einem Strang. Das optimiert Arbeitsabläufe und sorgt für mehr Zufriedenheit bei den Mitarbeitenden ebenso wie bei Bürgerinnen und Bürgern. Dafür gab es den EIFEL Award 2024.
Neue Wege beschreiten – das ist in Verwaltungen nicht immer selbstverständlich. „Bei uns gibt es kein ‚das war schon immer so‘“, setzt Albert Jung, VG-Bürgermeister von Kaisersesch, dem bewusst entgegen. Im Sinne einer modernen, effizienten und serviceorientierten Verwaltung geht sein Haus im Schulterschluss der Kolleginnen und Kollegen in Zell, Ulmen und Cochem in Sachen Digitalisierung voran. Gemeinsam wurde ein Prozessdesigner eingestellt. Derartige IT-Experten sind in Verwaltungen rar, so dass ihr Einsatz als Vorbild und Vorreiterrolle gelten kann. Der Dienstsitz ist Kaisersesch, doch im Einsatz ist Benjamin Olms gleichermaßen für alle vier beteiligten Kommunen. Kaisersesch hat sich bereits seit 2012 permanent dem E-Government verschrieben und entsprechende Maßnahmen umgesetzt, die anderen drei Verbandsgemeinden ziehen im Rahmen der interkommunalen Zusammenarbeit mit. Sie haben eine Vereinbarung mit dem Namen ZUCK gegründet, zusammengesetzt aus den Anfangsbuchstaben von Zell, Ulmen, Cochem und Kaisersesch.
Drei Tools, ein Ziel: Optimale Verwaltungsabläufe
Wesentlich für das Projekt sind drei digitale Tools, doch der menschliche Kontakt bleibt erhalten und ist sozusagen Initialzündung. In allen Verwaltungen gibt es zuständige Personen, die sich mit den bestehenden Arbeitslabläufen der Mitarbeitenden auseinandersetzen und mit Rat und Tat zur Seite stehen. „Da die Mitarbeitenden der Verwaltung schon lange auf die Digitalisierung vorbereitet sind und wissen, dass es nicht zuletzt für sie selbst eine Erleichterung ist, gibt es keine Scheu vor weiteren Innovationen“, freut sich Ines Leicht, Digitalisierungsbeauftragte der VG Kaisersesch, über die positive Resonanz. Vieles kann mit Digitalisierung deutlich vereinfacht und effizienter werden, fast in jedem Bereich finden sich Verbesserungsmöglichkeiten. Das trägt auch zur Entlastung der Fachleute in den Abteilungen bei. Die Abläufe fließen dank der Software „Picture“ in eine so genannte Prozessbibliothek ein. Die erfassten Arbeitsabläufe dienen dem Prozessdesigner als Grundlage für die Programmierung der Online-Dienste. Dafür verwenden die Verwaltungen in Rheinland-Pfalz einen vom Land zur Verfügung gestellten Basisdienst, die Antrags- und Prozessplattform “civento”. Die Software „Stackfield“ macht die digitalen Tools komplett und sorgt für eine optimale Kommunikation zwsishen den im E-Government kooperierenden Projektmitgliedern.
Digitalisierung mit menschlichem Gesicht
„Wir vier am Projekt ZUCK beteiligten Kommunen arbeiten auf Augenhöhe miteinander“, betont VG-Chef Albert Jung. Er weiß, dass Empathie und Menschlichkeit auch bei erfolgreicher Digitalisierung wichtig bleiben. „Es braucht in der jeweiligen Verwaltung Menschen, die so ein Projekt antreiben und fortentwickeln. Es braucht von Anfang an eine offene Kommunikation, denn Digitalisierung und damit verbundene Umstrukturierungen können auch Ängste auslösen.“ Doch mit dem gemeinsamen Prozessdesigner haben die Veränderungen ein positives und junges Gesicht. „Der Wissenstransfer innerhalb der Verwaltungen ist gesichert und wir können neue Fachkräfte leichter finden und binden… nicht nur in der Wirtschaft eine Herausforderung“, sagt Jung.
